Распечатать

BusinessWeek Россия № 11, 2005

Лучше не вдвоем, а группой

5 декабря 2005

BusinessWeek Россия № 11, 2005

Лучше не вдвоем, а группой

Электронная почта давно уже не лучший выбор для обмена информацией внутри большого рабочего коллектива

Опытный офисный работник отключает в Outlook оповещение о письмах, чтобы не отвлекало, и просматривает почту по нескольку раз в день, пренебрегая оперативностью ответов. Это плохо, но все же не так, как тогда, когда с помощью e-mail надо организовать коллективную работу. Включать адреса всех участников обсуждения в поле Сору значит обречь себя на град писем, ответить на которые просто не получится.

БЕЗ "МЫЛА"

ЭЛЕКТРОННАЯ почта изначально и не была идеальным вариантом для организации совместной работы, однако она проста и доступна, поэтому, как и обычная почта (именуемая еще snail-mail; snail nо-англ. - "улитка"), она остается в числе незаменимых информационных технологий. Но с появлением технологических альтернатив e-mail и увеличением количества ее проблем все большую долю в collaborative software занимают новые виды коммуникаций - такие, как системы мгновенных сообщений, IM (сокр. instant message; самый популярный продукт такого рода - ICQ), и различные решения на основе технологии wiki.

Может показаться, что идеальным вариантом было бы использование программного обеспечения для передачи мгновенных сообщений. Однако IM не хуже e-mail отрывают сотрудника от выполнения текущих задач. Кроме того, они не подтверждают доставки сообщения и не позволяют организовать коллективное обсуждение. Тем не менее различные IМ-решения используются в большинстве компаний. Успех IM обеспечивают оперативность пересылки сообщений и возможность увидеть в реальном времени, доступен ли собеседник для общения.

СДЕЛАЙ ЭТО ПО-ГАВАЙСКИ

ГОРАЗДО ближе к идеалу корпоративного онлайн-общения технология wiki, впервые примененная в 1995 году Бардом Канингемом - известным американский программистом, который до недавнего времени был сотрудником Microsoft. В свое время перед Канингемом стояла задача обеспечить совместную работу многочисленного коллектива. Почтовые рассылки, которые были тогда основным инструментом общения, для этого не годились. Чтобы новые разработчики были в курсе уже обсуждавшихся проблем, можно было создать интернет-ресурс, который информировал бы каждого участника проекта о состоянии дел. Но на создание и обновление такого ресурса пришлось бы выделять людей, которых не было. Канингем все же создал сайт для координации работы своих людей, но такой сайт, корректировать сведения на котором они могли сами. Если кто-то завершал свою часть работы, он публиковал на сайте ее результаты и передавал другим исполнителям. Благодаря такому решению и строгому разграничению доступа к содержимому координирующего сайта проект сразу приобрел компетентный авторский коллектив, который фактически сам собою и управлял, корректируя заодно и действия рядовых программистов.

Название wiki (читается как "вики" с ударением на первом слоге) является сокращением слова wikiwiki, которое на Гавайях означает "быстро-быстро". В свое время это было первое слово, которое услышал Канингем, прилетев в Гонолулу: именно так его поторапливали при посадке в автобус.

Сегодня wiki-инструменты - это специализированные программные средства управления оперативной работой над проектами, позволяющие централизованно распределять ресурсы и контролировать исполнение задач. Также это веб-технологии, которые обеспечивают совместное решение задач и их контроль, предоставляют доступ к объединенным информационным хранилищам, системам документооборота или программным продуктам. Эти же технологии дают возможность дистанционных презентаций или совместного составления документов в режиме реального времени. Простейший (зато весьма наглядный) пример - "свободная энциклопедия" Википедия, участие в составлении которой может принять каждый, кто зайдет на сайт ru. wikipedia. org.

"ЗАПРЕТИТЬ" ИЛИ "ПУСТЬ БУДЕТ"?

В РОССИИ из всех современных способов корпоративной коммуникации самым распространенным была и остается электронная почта, которую в зависимости от компетенции руководства компании и квалификации системного администратора можно настроить более или менее удобно. Вопрос использования IM сводится, как правило, к традиционному русскому выбору между "запретить" и "пусть будет" (популярность и удобство IM не останавливает сторонников их запрета, даром что добросовестные сотрудники предпочитают мгновенные сообщения или телефон, так как зачастую скорость реакции на электронную почту оставляет желать лучшего).

IM действительно удобны, ибо избавляют от телефонной диктовки и уточнений: "А вы какую "эс" имеете в виду: как наша или похожую на доллар?" Запреты на мессенджеры, как правило, приводят к тому, что сотрудники пользуются электронной почтой, а чтобы удостовериться в получении письма, перезванивают по телефону.

Для общения внутри компаний применяют листы рассылки: сообщение, отправленное на один адрес, доставляется всем подписанным сотрудникам. Такой способ управления хорош для распространения приказов начальства, когда никакой реакции на письма, кроме безусловного выполнения, не требуется. В случае же коллективного обсуждения выделить из потока посланий практический смысл бывает проблематично.

Наиболее популярный продукт, обеспечивающий возможность коллективной работы над документами, - Microsoft Office. Однако совместное редактирование офисных документов отличается от функционирования классического wiki-метода, который предполагает для координации коллективной работы веб-доступ к совместно используемому ресурсу. Wiki-подобные программные продукты есть на рынке. Стоимость решений от Microsoft или IBM может достигать десятков тысяч долларов, однако выбирать "тяжелые" варианты не обязательно. Wiki - демократичная технология: можно воспользоваться свободно распространяемыми продуктами, например российским NPJ. По словам одного из создателей системы, Романа Иванова, "NPJ может работать практически на любом виртуальном хостинге, лишь бы были установлены РНР и MySOL (эта услуга стоит $10-20 в месяц. - "BusinessWeek Россия"). Систему используют в своей работе небольшие IТ-компании для организации внутренней рабочей среды и группы, занятые выполнением общей задачи. Также NPJ могут устанавливать пользователи для личных целей, например для ведения списка заданий". Прежде NPJ продавался по цене $500 за лицензию, однако число инсталляций продукта было незначительным. В итоге программу выпустили под свободной лицензией GPL.

Немногочисленные российские пользователи wiki-технологий отзываются о них одобрительно. Вот что говорит Сергей Головин, заместитель генерального директора по маркетингу компании "Энвижн Груп": "Основными сферами применения подобных систем являются проекты, в которых задействовано большое число людей, зачастую находящихся в разных городах или даже странах". Такая необходимость возникает в процессе разработки сложных программных или конструкторских продуктов, а также при объединении различных подразделений компании".