Распечатать

От электронного документооборота — к управлению бизнес-процессами

Журнал CIO, №4 2013

О современных подходах к автоматизации бизнес-процессов, о про­блемах, тенденциях и перспективах рынка электронного документо­оборота (ЭДО) рассказывает Вадим Петросян, директор Центра автоматизации документооборота «Энвижн Груп».

14 мая 2013

 

Скачать статью в формате pdf

Журнал CIO, №4 2013

О современных подходах к автоматизации бизнес-процессов, о про­блемах, тенденциях и перспективах рынка электронного документо­оборота (ЭДО) рассказывает Вадим Петросян, директор Центра автоматизации документооборота «Энвижн Груп».

 Охарактеризуйте отечест­венный рынок ЭДО, его основные проблемы и тенденции.

— Изначально инициатором разви­тия ЭДО был корпоративный сек­тор, но в последние несколько лет ситуация кардинально изменилась. Сейчас «локомотивом» в этой сфе­ре является государство; соответ­ствующее решение закреплено на законодательном уровне. Речь не только об электронных госуслугах: люди должны получать все нужные документы по принципу «одного окна». Для этого реализуется кон­цепция системы межведомствен­ного электронного взаимодействия (СМЭВ). Сложность в том, что нет единого стандарта ЭДО — и каждое ведомство использует свои фор­маты хранения данных. Наверное, такой стандарт и не нужен, однако возникает необходимость созда­вать интеграционные шины, что­бы различные системы «понима­ли» друг друга. Затруднение чисто техническое; рано или поздно оно останется в прошлом, и тогда госу­дарство наладит цифровое обще­ние как с гражданами, так и с орга­низациями. И это дополнительный импульс, побуждающий коммер­ческие компании, особенно сектор СМБ, внедрять и развивать системы электронного документооборота. Очевидно, в ближайшие два–три года рынок ожидает значительный подъем.

Можно ли считать ЭДО «фунда­ментом» бизнеса?

— Согласование документов в электронном виде — частный слу­чай управления бизнес-процесса­ми (Business Process Management, BPM). В свою очередь, понятие BPM входит в концепцию управле­ния контентом (Enterprise Content Management, ECM), которая охва­тывает широкий спектр возможно­стей — от автоматизации ввода дан­ных до интеграции ЭДО с учетными бизнес-системами и создания элек­тронных архивов. Мы стремимся к реализации как раз таких комплекс­ных решений. Но многие компании начинают именно с внедрения СЭД, так что зачастую эти термины ис­пользуются как синонимы.

Чем отличается российский рынок ECM от мирового? Как вы оцени­ваете его динамику?

— Еще несколько лет назад Россия сильно отставала от Запада: кон­цепции, технологии, решения в основном приходят оттуда, а нам приходится их адаптировать. Но сейчас наши успехи очевидны. По данным CNews Analytics, в 2011 году мировой рынок ПО вырос на 7%, а сегмент ECM — на 8%. В России разница гораздо ощутимее: 15% против 23% соответственно, и тен­денция наверняка сохранится. Со­гласно прогнозам, к 2014 году объ­ем мирового рынка ECM достигнет $9,6 млрд. Основными драйверами такого роста станут социальные сети, мобильные технологии и об­лачные решения.

Коснулось ли урезание ИТ-бюд­жетов, вызванное кризисом, сек­тора СЭД?

— Безусловно. Многие проекты, начатые до кризиса, были прио­становлены или вовсе отменены, и только сейчас они возрождаются. Иногда кажется, что их роль в биз­несе не так уж велика, но на самом деле они существенно ускоряют принятие решений. Поэтому сегод­ня трудно представить компанию, которая может обойтись без СЭД.

Кроме того, многие предприя­тия, у которых уже есть такие реше­ния, в силу разных причин хотят их заменить. Например, когда мораль­но устаревшие продукты не справ­ляются с актуальными задачами, возникающими с ростом масштабов и географии бизнеса.

В каких сферах деятельности наи­более востребован ЭДО?

— Автоматизация документоо­борота, как и других бизнес-про­цессов, повышает общую эф­фективность работы, и в этом заинтересована любая компания. Мы можем судить об этом по собст­венной практике: все необходимые сотрудникам документы — заявле­ния, справки и так далее — пред­ставлены в электронном виде на корпоративном портале. Это очень удобно: формируешь заявку, от­правляешь на согласование, полу­чаешь подтверждение. Остается лишь распечатать готовый доку­мент и поставить подпись руково­дителя, если она нужна.

Что касается отраслевой специ­фики, то у нас есть опыт внедрения СЭД в государственном и финан­совом секторах, на предприятиях телекома и розничной торговли, и везде возникают свои «изюминки». Для примера можно остановиться на проектах, которые мы реализо­вали за последний год в крупных банках.

В проекте, выполненном для Альфа-Банка, решена одна из основ­ных задач «кредитного конвейера». Общая схема такова: банк получает от потенциальных клиентов бумаж­ные заявки на выдачу кредита, система их распознает, обрабатывает и отправляет в скоринговую систе­му, которая формирует одобрение или отказ. Сейчас к этой системе подключено около 300 отделений банка. Сотрудники довольны тем, что рутинную работу по проверке документов теперь выполняет ком­пьютер, а клиенты — тем, что ответ приходит очень быстро, за несколь­ко минут.

Аналогичные задачи мы решаем и для корпоративного блока. Чаще всего автоматизируется три на­правления: клиентское досье, юри­дическое досье и учет документов валютного контроля.

Насколько самостоятельны проек­ты в сфере ЭДО?

— У каждого заказчика есть некая ИТ-инфраструктура, и при всей сво­ей самостоятельности и закончен­ности проекты ЭДО должны стыко­ваться с имеющимся «железом» и софтом. А значит, проекты по вне­дрению СЭД — часть общей модер­низации предприятия.

Например, в упомянутых выше проектах мы занимались не только автоматизацией ввода данных, но также разработкой и внедрением интеграционных модулей для вза­имодействия с внутренними сис­темами (АБС, скоринг и пр.). Кроме того, наши специалисты совмест­но с сотрудниками банка провели нагрузочные тесты для комплекса систем, которые позволили уло­житься в нормативы по скорости обработки анкет.

Какие СЭД пользуются популяр­ностью и почему?

— Обычно основные требования к корпоративным СЭД — над­ежность и богатый функционал, поэтому чаще всего их строят на платформах признанных миро­вых лидеров: IBM (BPM, FileNet), Oracle (BPM, WebCenter) и EMC (Documentum). Мы давно сотруд­ничаем с этими вендорами, хо­рошо знаем особенности каждого решения и предлагаем заказчикам системы, которые лучше всего от­вечают их потребностям.

Но и отечественные производи­тели выпускают сильные, конкурен­тоспособные решения. Например, компания ABBYY, системы которой мы активно используем во внедре­ниях, является общепризнанным лидером в области распознавания текстов (OCR): некоторые решения занимают до 80% рынка. В целом конкуренция на рынке ЭДО весьма острая, особенно когда реализа­ция проектов упирается в бюджет. Пожалуй, именно по этой причине подавляющее большинство СМБ-компаний внедряет системы российского производства.

Как оценить эффект от автомати­зации документооборота?

— BPM- и ECM-решения обеспечи­вают централизованное хранение документов и их движение между подразделениями. Это удобно со­трудникам и выгодно для компа­нии: в некоторых случаях соответ­ствующие издержки можно снизить вдвое. Яркий пример: мы создали общий центр обслуживания (ОЦО) для одного из лидеров телеком-рынка, и его затраты на документо­оборот сократились почти на 70%. Если раньше компанию обслужива­ли 2 000 бухгалтеров, то после вне­дрения их осталось всего 300. Кста­ти, построение ОЦО также можно считать одним из трендов рынка.

Как «Энвижн Груп» планирует раз­вивать направление BPM/ECM?

— Во-первых, мы разрабатываем комплексное облачное решение NCloud, которое позволяет с минимальными затратами автоматизи­ровать любые бизнес-процессы, в том числе и ЭДО.

Во-вторых, хотим создать соб­ственное решение, включающее функции ECM и BPM. У крупных иг­роков есть такие системы, и мы тоже должны «сказать свое слово».