Распечатать

CNews

Государство переходит на СЭД

15 мая 2005

CNews 


Одной из ключевых функций госорганов как в России, так и за рубежом является предоставление услуг гражданам, бизнесу и услуг одних ведомств другим. При этом процесс предоставления услуги предполагается максимально интегрировать и перевести в электронную форму. Для этого необходимо внедрять в практику работы системы электронного документооборота (СЭД), так как большую ее часть (свыше 70\%) пока составляет работа с различными документами. Кроме того, необходимо решать вопросы обмена документами и информацией между ведомствами. Автоматизация этих наиболее ресурсо- и трудоемких направлений деятельности органов государственной власти способна повысить эффективность работы в разы.

Активно идущий в последние годы в России процесс по совершенствованию административной структуры государства и работы органов госуправления поставил много вопросов, связанных с увеличением эффективности их работы. Анализ, проведенный экспертными группами, показал, что в ведомствах основной является работа с разными видами документов.

Такая ситуация характерна не только для нашей страны. По данным федерального правительства Германии, 73\% от общего числа услуг госорганов составляют проведение процедур обработки различных заявлений, предоставление общей и специализированной информации и оказание содействия и помощи. Все эти действия всегда связаны с заполнением большого числа документов, поэтому на первый план выходит проблема документооборота и взаимоотношений между различными властными структурами.

Перевод документооборота в электронную форму и автоматизация процессов обмена информацией и документами имеет множество преимуществ, и этот факт все больше осознается в госорганах.

Преимущества внедрения СЭД

Широко известно, что именно повышение эффективности и прозрачности работы органов государственной власти в настоящее время являются первостепенными задачами. Активное внедрение СЭД, прежде всего, связано с тем, что данные системы позволяют более эффективно управлять работой: выстраивать четкую схему прохождения документов, распределять ответственность и контролировать процесс исполнения задач и пр.

Данные компании Siemens Business Services указывают на то, что применение СЭД позволяет организациям увеличить производительность труда на 20–25\% и уменьшить затраты на хранение документов на 80\%. В то же время при «бумажном» документообороте около 30\% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов, а 6\% документов безвозвратно теряются. Это становится очевидным, если обратить внимание на следующие цифры:

  • «Средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.
  • В 10\% случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу.
Также внедрение СЭД, по мнению Gartner Group, обеспечивает:
  • увеличение эффективности обмена данными между одельными подразделениями и филиалами с возможностью коллективной работы над документами;
  • значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
  • улучшение контроля над исполнением документов;
  • повышение уровня безопасности данных на всех этапах обработки информации;
  • повышение сохранности документов;
  • повышение удобства их хранения.

При значительном документообороте, что характерно для большинства органов государственной власти, эффект от внедрения СЭД может даже превышать приведенные выше оценки, характерные и рассчитываемые для среднего предприятия.

Какими базовыми возможностями располагают современные СЭД? Большинство из них являются комплексными автоматизированными системами, позволяющими максимально соблюдать правила и приемы бумажного делопроизводства. При этом они нацелены на надежное совмещение традиционных и современных технологий с особым акцентом на электронные компоненты. Структуру СЭД достаточно наглядно можно представить следующим образом.

Базовая структура СЭД

Источник: ИТЦ ФХУ Мэрии Москвы

Основное достоинство современных систем электронного документооборота состоит в том, что они позволяют автоматизировать самые трудоемкие рабочие операции:

  • сканирование и распознавание бумажных документов. Процесс произвоится с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки C-Pen;
  • организация эффективной процедуры принятия решения по документу (автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения с маршрутизацией пересылки) и действенного контроля его исполнения (сроки рассмотрения и так далее).

Достаточно важным является изменение характера труда сотрудников, которых СЭД избавляет от рутинной работы. Снижается доля ручного труда, основные часто повторяющиеся операции выполняются в автоматическом режиме, повышается производительность.

При этом высвобождаются квалифицированные кадры, которые могут сосредоточиться на профессионально важной деятельности (улучшается качество работы с проектами, взаимодействие с населением, другими ведомствами и т.д.). У руководителей появляются новые возможности анализа деятельности подразделений, средства подготовки сводных и аналитических отчетов.

Доступны также другие возможности:

  • создание проектов электронных документов («исполнение» резолюций или разработка инициативных проектов) и автоматическая регистрация электронных документов, возникших в результате утверждения проектов;
  • регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;
  • прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа;
  • хорошо организованный полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;
  • ведение полноценного электронного архива, позволяющего применять строгие правила работы с электронными документами: обязательное хранение всех версий документов с информацией об изменениях, авторах и датах внесения изменений; обязательства по срокам хранения документов.

Сканирование документов и составление их регистрационных карточек

Источник: ИТЦ ФХУ Мэрии Москвы

В ходе работы над проектом возможно разграничить права доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа и предоставить каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) свой личный «кабинет», чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции.

Организуется рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по «кабинетам» должностных лиц), а также отправка по e-mail электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью криптографических (в том числе встроенных) средств.

За счет оптимизации документооборота, стандартизации первичного учета документов и последовательной автоматизации обработки информации улучшается делопроизводство в организации. Упрощается доступ сотрудников к информации и уменьшаются временные затраты на е е поиск в базах данных. Как следствие этого, значительно снижаются расходы на ведение дел, повышается эффективность испо льзования выделяемых бюджетных средств.

Система исполнения и контроля решений

Источник: ИТЦ ФХУ Мэрии Москвы

На всех уровнях государственной власти в России порядка 400 тысяч госслужащих занято обработкой документов граждан. Внедрение систем автоматизированной обработки данных позволяет сэкономить значительный объем государственных денег, выделяемых на эти цели.

Все перечисленные преимущества и то, что большинство современных СЭД построено с использованием принципов сервис-ориентированной архитектуры, делает их максимально пригодными для построения интегрированной системы электронного документооборота между ведомствами. Последнее позволяет структурам власти вписываться в рамки федеральной целевой программы «Электронная Россия» и объясняет значительный спрос со стороны государственных органов на системы электронного документооборота.

В настоящее время практически все федеральные министерства и ведомства в большей или меньшей степени используют автоматизированные системы электронного документооборота. СЭД обеспечивают ведение централизованного учета и регистрации всех входящих и исходящих документов, результатов их исполнения, а также перевода и хранения в электронном виде.

Достигнутое к настоящему времени в министерствах и ведомствах положение дел – значительный шаг вперед по сравнению с 2003 г., когда СЭД работали только в 67\% федеральных госструктур, согласно исследованию Минсвязи РФ (сентябрь 2003 г.).

В ведомствах, где основная часть рабочего времени уходит на рутинные операции с информацией, значительный эффект дает внедрение автоматизированных систем сбора и обработки данных. Например, в ФНС России объем информации, поступающей от юридических лиц и вводимой в учетные системы Министерства, составляет около 800 млн. листов в год, и трудозатраты на ввод данных оцениваются в 3,2 млн. человеко-дней.

По экспертным оценкам, происходящий в течение последних нескольких лет процесс автоматизации сбора и учета налоговых поступлений приведет к 50\%-ному сокращению трудозатрат на ввод данных, что в целом позволит высвободить для более продуктивной деятельности свыше 1,5 млн. человеко-дней.

Внедрение СЭД в федеральных органах власти к концу 2003 г.

ФОГВ – федеральный орган государственной власти

Источник: Мининформсвязи РФ

В ряде министерств, преимущественно финансово-экономического блока, СЭД используются как в центральном аппарате, так и в территориальных подразделениях.

Примером может служить Федеральная таможенная служба России (ФТС России). К настоящему времени 15 таможенных постов уже перешли на оформление таможенных деклараций, поданных в электронном виде. К концу 2005 г. на работу с электронными декларациями планируется перевести еще 56 постов. Эти нововведения способствовали тому, что более 98\% грузовых таможенных деклараций оформлялись в предусмотренные Таможенным кодексом 3 дня и около 92\% – за один день.

Кроме того, в ФТС России успешно функционирует АС «Авто-Транспорт». Она обеспечивает сбор, проверку, хранение, передачу и контроль сведений о таможенном оформлении и таможенном контроле автомототранспортных средств и других видов самоходной техники, подлежащих государственной регистрации на территории РФ. В том числе – оперативное информирование о проведении предварительных операций, основного таможенного оформления и таможенного контроля указанной категории товаров.

Система позволяет проводить анализ данных и принимать соответствующие управленческие решения. В любой момент по запросу предоставляется информация о присутствии на таможенной территории РФ конкретного транспортного средства и его статусе, зависящем от цели ввоза этого средства на таможенную территорию РФ. АС работает в реальном времени с 39 таможнями и 694 таможенными постами, расположенными по всей территории России.

Так же в качестве примера можно назвать Государственную Думу ФС РФ, где с 2000 г. работает Система автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). Она обеспечивает регистрацию и учет внешних и внутренних документов Госдумы, регистрацию всей исходящей корреспонденции, комплексную автоматизированную работу с документами.

Общее число документов, обрабатываемых системой за год превышает 140 000. Также в Думе внедрены в эксплуатацию автоматизированные ИС бухгалтерии, планово-экономического учета и кадрового делопроизводства.

В настоящее время одним из наиболее информатизированных и подготовленным в технологическом плане в сфере применения СЭД является Минэкономразвития РФ, где в 2005 г. весь внутренний документооборот осуществляется только в электронной форме с использованием цифровой подписи.

Именно благодаря этому министерство справляется с изменившимися нагрузками на персонал, возникшими из-за проходящей административной реформы, отмечает его глава Герман Греф. «Сейчас в министерстве, в отличие от 2003 г., не 58, а 17 департаментов. Организационное руководство обеспечивают вместе с министром не 18, как ранее, а лишь два заместителя, – отметил г-н Греф на заседании коллегии министерства. – Нагрузка на замминистра возросла, как минимум, в пять раз». По его словам, если в 2003 г. количество проектной корреспонденции, рассматриваемой министром и его заместителями, составляло порядка 4 тыс. единиц по входящей и 1,5 тыс. по исходящей корреспонденции, то теперь эта цифра достигла почти 21 тыс. по входящей и 7,5 тыс. по исходящей. Внедрение СЭД помогает эффективно выполнять работу и распределять нагрузку.

В министерстве работают не только «электронная бухгалтерия» и «электронные кадры», но также созданы система лицензирования внешнеторговой деятельности и портал управления проектами. «Электронное лиценизирование» начнет функционировать в начале следующего года, а через портал в настоящее время ведется работа с подрядчиками по госзаказам.

Одним из последних начат проект по созданию для Казначейства России единой защищенной СЭД, обеспечивающей документооборот как между структурными подразделениями Федерального Казначейства, так и с контрагентами – бюджетными учреждениями, главными распорядителями и администраторами поступлений.

Автоматизированные рабочие места СЭД будут установлены в финансовых органах субъектов и муниципальных образований РФ для организации обмена информацией при исполнении бюджетов всех уровней органами Федерального казначейства.

Среди органов государственной власти, где функционирует электронный документооборот, можно отметить Совет Федерации ФС РФ, Конституционный Суд, Счетную Палату, Администрацию Президента РФ и Аппарат Правительства РФ, а также многие другие.

В подавляющем большинстве министерств и ведомств, использующих СЭД, последние позволяют обеспечить прохождение документов до отдельного структурного подразделения или подведомственной организации. В электронной форме ведется учет и контроль своевременности их рассмотрения и исполнения. Все применяемые системы электронного документооборота поддерживают базовые функции управления правами доступа к документам на уровне конкретных пользователей, в них имеются средства защиты информации.

Также развивается защищенная система межведомственного электронного документооборота органов власти РФ. Она обеспечивает возможность обмена документами, содержащими сведения, которые составляют государственную тайну. Основной при построении системы послужила защищенная информационно-коммуникационная сред а.

Системой предоставляется весь спектр услуг, необходимых для информационного взаимодействия между структурами власти и их подразделениями (электронная почта со средствами защиты информации; возможности сбора и доставки информации). В настоящее время работы по подключению к системе выполнены почти для двух десятков организаций. Все остальные органы госвласти планируется подключить к этой системе в дальнейшем.

Госсектор и рынок СЭД

Характерной особенностью нашей страны является то, что рынок СЭД находится в активной стадии своего развития и движется в сторону заполнения. Этот фактор позитивно влияет на перспективы внедрения систем СЭД в органах государственной власти. Многие участники рынка также подчеркивают, что очень большую роль в дальнейшем развитии рынка может сыграть интенсификация мероприятий в рамках ФЦП «Электронная Россия».

Другими мощными движущими факторами являются административная реформа и «Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти на период до 2010 года», одобренная правительством РФ в ноябре 2004 г.

Стадия развития рынка СЭД