Распечатать

DOCFLOW 

Выбор платформы документооборота: EMC Documentum и IBM Content Manager

21 ноября 2005

DOCFLOW 

Выбор платформы документооборота: EMC Documentum и IBM Content Manager

Густомясов Игорь,
ведущий технический консультант департамента консалтинга,  компании NVision Group

Введение

Ни для никого не секрет, что документооборот на современном предприятии является жизненно важной частью протекающих бизнес процессов. Осознают это и ИТ-менеджеры коммерческих и государственных структур, которые в последнее время предпринимают немалые усилия по внедрению систем электронного документооборота (СЭД) на своих родных предприятиях. Итак, предположим, в некой организации, имеющей сеть филиалов в России и за рубежом и насчитывающей несколько тысяч сотрудников, встал вопрос об автоматизации процессов документооборота. Также предположим, что необходимость в данной автоматизированной системе очевидна всем ключевым сотрудникам компании, утвержден бюджет на закупку и внедрение системы, имеется развитая ИТ инфраструктура позволяющая внедрить СЭД. Вопрос за малым – какую систему выбрать?

На рынке СЭД в настоящий момент существует множество конкурирующих решений как отечественных так и зарубежных компаний. Данные продукты имеют свои достоинства и недостатки, нацелены на разные ниши, функционально «заточены» под нужды различных целевых групп. Целью данной статьи не является обзор всего многообразия данных решений (его можно найти в 1,2). В данной статье пойдет речь о решениях EMC Documentum и IBM Content Manager, которые на сегодняшний день являются лидерами в область решений для корпоративного документооборота и полностью удовлетворяют условиям поставленной задачи.

EMC Documentum:

Компания Documentum является относительно молодой, развивающейся компанией – она была основана в 1990 году. На настоящий момент компания Documentum является подразделением корпорации EMC и специализируется на построении систем управления неструктурированной информацией. Официальным представителем Documentum в России и СНГ является компания "Документум Сервисиз СНГ".

Компания Documentum представляет на рынке одноименную платформу документооборота. Основными продуктами, составляющими единую платформу, являются:

  • Content Server  - базовый продукт, обеспечивающий доступ, управление и работу с документами и их метаданными;
  • Content Rendition Services – обеспечивает создание копий документов в формате PDF и HTML;
  • Media Services (Media Server, Thumbnail Server, Streaming Server integration) -  предназначен для управления медиа-данными: графическими файлами, аудио/видео данными;
  • Content Distribution Services – продукт предоставляет сервисы по доставке информации из СЭД  бизнес партнерам, вне зависимости от того находятся они в сети предприятия или в вне ее;
  • Content Intelligence Services – помогает структурировать хранение документов для обеспечения наиболее эффективного поиска;
  • Inter-Enterprise Workflow Services – автоматизирует бизнес-процессы, протекающие на предприятии в рамках платформы документооборота;
  • Web publisher – предоставляет авторам документов возможность автоматической публикации информации на web сайтах;
  • Documentum Administrator – web приложение, обеспечивающее админиcтрирование Content Server'a;
    Documentum Desktop (Windows and Macintosh) – клиентское приложение, обеспечивает полный спектр возможностей по работе с документами для пользователя. Интегрируется с большинством продуктов MS Office;
  • Webtop - web приложение, обеспечивающее функции аналогичные Documentum Desktop доступные через web браузер;
  • Documentum Developer Studio -  инструментарий по разработке приложений на базе платформы Documentum.

IBM Content Manager:

Компания IBM в особом представлении не нуждается. IBM является признанным лидером в производстве компьютерной техники и программного обеспечения. Компания IBM пришла в Россию в 1974 году.

Компания IBM представляет на рынке решение IBM DB2 Content Manager. Основными продуктами, составляющими единую платформу документооборота, являются:

  • IBM Content Manager  - является основным компонентом инфраструктуры документооборота. Обеспечивает эффективную работу с документами различных форматов и их метаданными (хранение документов, обработку, предоставление пользователям и т.п.);
  • IBM DB2 Content Manager VideoCharger -  система управления медиа-данными. Поддерживает управляемую доставку видео- и аудиоинформации с учетом особенностей среды передачи отдельным или многим клиентам. Видео- и аудиоданные направляются в виде потока в реальном времени, что позволяет избежать загрузки и сохранения файла перед проигрыванием материала;
  • IBM WebSphere MQ Workflow - автоматизирует бизнес процессы, протекающие на предприятии на основе единой информационной инфраструктуры;
  • IBM DB2 Content Manager OnDemand - обеспечивает сохранение, просмотр и последующую доставку (в том числе по факсу) любых автоматически генерируемых компьютерных документов или отчетов;
  • IBM DB2 Content Manager CommonStore – является интерфейсом для интеграции информационного хранилища на базе Content Manager с корпоративными приложениями типа электронной почты систем документооборота , ERP и CRM-системами;
  • Tivoli Storage Manager – обеспечивает архивирование данных, в том числе из различных источников, на разнообразные типы носителей, с возможностью оперативного восстановления;
  • Enterprise Information Portal system – предоставляет авторам документов возможность автоматически публиковать информацию на портале предприятия;
  • IBM DB2 Content Manager eClient - клиентское web приложение, предоставляет базовый набор возможностей по работе с документами для пользователя;
  • IBM DB2 Content Manager Client – клиентское приложение, встраиваемое в пакет MS Office.

Подробную информацию о вышеприведенных продуктах и их функциональных особенностях можно найти на сайтах производителей – http://www.documentum.ru/ и http://www.ibm.ru/.

После подробного ознакомления с решениями компании Documentum и IBM  ИТ менеджер как правило приходит к выводу, что несмотря на разное архитектурное построение системы, по набору функциональных возможностей они близки друг к другу и данных возможностей с лихвой хватает чтобы обеспечить выполнение поставленных задач по автоматизации документооборота. Вопрос встает вновь – по каким же критериям в этом случае производить выбор?

Как всегда в таких случаях, однозначного ответа на данный вопрос не существует – все зависит от специфики бизнес процессов, инфраструктуры предприятия. Попробуем обозначить ключевые моменты, которые могут помочь в выборе решения при прочих равных условиях.

Используемые СУБД и операционные среды:

Платформа Documentum функционирует на базе следующего спектра программных средств:
операционные системы Windows NT и 2000, Solaris, HP-UX, Linux, AIX
СУБД – Microsoft SQL, Oracle, DB2, Sybase.

Платформа IBM функционирует на базе следующего спектра программных средств:
операционные системы Windows NT и 2000, Solaris, Linux, AIX, OS/2, OS/390
СУБД –  DB2, Oracle

Следует отметить что, несмотря на поддержку большинства платформ обоими решениями, есть и свои особенности. Например, IBM Content Manager v8 не реализует полную поддержку CУБД Oracle. И если данная СУБД, или тем более MS SQL являются на предприятии стандартом де-факто, то выбор Content Manager возможно не самое лучшее решение. С другой стороны, при установке Content Manager'a в конфигурации с DB2 не требуется приобретения  дополнительных лицензий, в то время как в поставке решений Documentum приобретение необходимых лицензий и развертывание СУБД ложится полностью на плечи заказчика. 

Установка, настройка, сопровождение решений:

Установка обоих решений осуществляется с использованием графического либо текстового мастера инсталляции. В состав продукта IBM Content Manager входит большее количество отдельных программных блоков, поэтому его установка требует большего количества подготовительных конфигурационных действий чем для платформы Documentum. Если инсталляция продукта проходит в штатном режиме, производится грамотным специалистом, то отличие в трудоемкости предварительной конфигурации не существенно влияет на общий объем работ по развертыванию решения. В случае возникновения сбоев – инсталляция продукта прерывается. Оба решения имеют достаточно подробное описание ошибок инсталляции, помогающие устранить возникшие сбои. Также в случае необходимости, существует возможность обращения за помощью в службы технической поддержки компаний производителей – Documentum и IBM. Как показывает опыт, представители данных компаний уделяют большое внимание поддержке пользователя и помогают в максимально короткие сроки устранить проблему.

Как уже отмечалось, продукт компании IBM обладает большей модульностью и требует проведения большего объема работ по настройке для конкретного информационного окружения. Часть настроек выполняется в процессе инсталляции, часть после. Для Documentum основная конфигурация задается по ходу инсталляции и может позже меняться через консоль администратора и непосредственным редактированием конфигурационных файлов.

После проведения всех необходимых настроек система готова к эксплуатации. Работы по дальнейшему сопровождению систем минимальны и в основном сводятся к  задачам администрирования любых современных ИКС: создание резервных копий, реконфигурирование  системы и т.п.

Производительность, масштабируемость, надежность решения:

По заявлению производителей, ограничение на объем обрабатываемой информации определяются лишь операционной системой и СУБД которые используются продуктами. Кроме того решения предоставляют сервисы по организации оптимальной работы с разнородной ресурсоемкой информацией  - например, работа с потоковым видео в реальном времени (DocumentumMedia Services ,IBM DB2 Content Manager VideoCharger).

Оба решения являются полностью расширяемыми и масштабируемые. Количество активных функционально идентичных модулей систем может варьироваться в широком диапазоне для обеспечения требуемого уровня производительности, при этом не требуется вносить изменения в прикладное ПО, все изменения отражаются только в конфигурационных файлах систем. Поскольку, как уже отмечалось, IBM Content Manager состоит из большего количества относительно независимых модулей, то и возможностей по масштабированию нацеленному на решение специфических задач в данном решение больше (например подбор оптимального соотношения количества Library Server и Resource Manager серверов ), что в свою очередь в ряде случаев позволяет минимизировать необходимое количество оборудования и следовательно снизить издержки на закупку и сопровождение аппаратной базы решения.

Оба решения поддерживают различные схемы кластеризации, основанные как на программных сервисах предоставляемых решениями, так и используют средства операционных систем и СУБД.

Готовность решения к эксплуатации, расширяемость, добавление дополнительных модулей:

В состав обоих решений входят толстые и тонкие клиенты, Documentum Desktop, IBM CM Client for Windows и Documentum Webtop, IBM CM eClient соответственно. Что касается готовности клиентской части к эксплуатации, то бесспорно на сегодняшний день решение Documentum по клиентскому ПО выгодно отличается по набору функциональных возможностей предоставляемых пользователю от решения компании IBM, особенно в рамках тонкого клиента. С другой стороны, универсальный интерфейс пользователя, предоставляемый Documentum Webtop в большинстве случаев не удовлетворяет конкретных клиентов. В этом случае, для введения системы в эсплуатацию требуется выполнить большой объем по расширению/переписыванию клиентских АРМ под специфику заказчика. В этом случае преимущество решения Documentum в этом вопросе уже не выглядит слишком значительным.

Рассматриваемые решения построены на базе платформы J2EE, поэтому функциональность системы может быть расширена всем многообразием средств, предоставляемых этой платформой. Кроме того решения предоставляют набор интерфейсов взаимодействия (API), пакеты вспомогательных классов позволяющих как модернизировать, расширять существующее решение, так и встраивать функционал по работе с системой во внешнее прикладное ПО. Важно также отметить что несмотря на наличие большого количества интерфейсов позволяющих расширять системы, квалификация специалистов выполняющих работы по развитию/дополнению решения должна находится на достаточно высоком уровне, что связано со сложной внутренней архитектурой систем. Поэтому в большинстве случаев, на данные работы целесообразно привлекать сторонние организации имеющие большой опят в реализации и внедрение выбранного решения. Интеграция с внешними системами:

Решение Documentum имеет средства интеграции со следующими корпоративными приложениями:

  • Офисные приложения: Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Lotus Notes, ABBYY Fine Reader.
  • Порталы: Plumtree, Epicentric, SAP Portals, BEA WebLogic, Sun iPlanet
  • Средства поиска: Verity, Convera
  • ERP-системы: SAP, PeopleSoft
  • CRM-системы: Siebel
  • Средства разработки: SoftQuad XMetaL, Arbortext Epic, Macromedia Dreamweaver, Microsoft.
    CAD/CAM/PDM-системы, в том числе AutoCAD и Bentley Microstation, IMAN и Metaphase.
  • Средства криптографической защиты информации и электронно-цифровой подписи

Решение IBM предоставляет средства интеграции со следующими корпоративными приложениями:

  • Офисные приложения: Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Lotus Notes, MS Exchange.
  • ERP-системы: SAP
  • CRM-системы: Siebel
  • Средства криптографической защиты информации и электронно-цифровой подписи.

СЭД как часть информационной инфраструктуры предприятия:

Предположим,  что рассматриваемая нами организация является вновь образованной или было принято решение полного отказа от предыдущих  систем. Это конечно значительное упрощение, но рассмотрение методов перехода от устаревших систем к новым и миграции существующей информации тема отдельной статьи. Итак, например в организации востребована типичная ИТ инфраструктура изображенная на рисунке 1.

ИТ инфраструктура предприятия

Основными компонентами данной системы являются:

  • Портал - служит единой точкой доступа к данным, приложениям и контенту предприятия, обеспечивая функции отображения данных, персонализации, защиты информации, поиска, доступа к корпоративным приложениям;
  • Единая система аутентификации и авторизации – предназначена для обеспечения единого механизма управления корпоративной политикой безопасности и учетными записями пользователей. Также обеспечивает возможность единой аутентификации пользователя для доступа ко всем информационным ресурсам (SSO);
    • Система управления документами - предоставляет полный набор функций для организации комплексной системы делопроизводства;
    • Система управления процессами – предоставляет базовый механизм по управлению ключевыми процессами (process flow) протекающими на предприятии. Также включает в себя функции по предоставлению информационных сервисов, как сотрудникам организации, так и внешним пользователям;
    • Единое хранилище – обеспечивает централизированное хранение данных организации. Включает в себя функции доступа, как к оперативной информации, так и к архивной;
    • Система коллективной работы – позволяет рабочим командам сотрудников организации работать в едином информационном пространстве, предоставляя функции «мгновенного» обмена сообщениями и поддержки тематических электронных конференций;
    • Система обучения – система, предназначенная для постоянного повышения профессионального уровня сотрудников. Предоставляет сервисы по планированию и контролю процесса обучения, предоставления тематических курсов в режиме on-line, накоплению профессиональных знаний;
    • Почтовая система – обеспечивает надежную и оперативную доставку почтовых сообщений внутри и вовне организации;
    • Интеграционная шина – призвана обеспечить интеграцию разнородного программного обеспечения и обмен данными между внутренними и внешними по отношению к организации системами;
    • Финансовые, правовые, специализированные системы – системы, наличие которых обуславливается существующей нормативно-правовой базой, а также спецификой бизнеса организации.  Далее рассматриваться не будут.

Каким образом данная инфраструктура может быть реализована с использованием продуктов предоставляемых рассматриваемыми компаниями? Сразу же стоит заметить, что решения компании Documentum не покрывают всех потребностей описанной архитектуры, поэтому для сравнения инфраструктур и место СЭД в них целесообразно использовать набор хорошо интегрированных решений компаний Documentum и Bea System.

Продукты и решаемые задачи для решение на базе платформы IBM приведены в таблице 1, на базе Documentum & Bea System в таблице 2.

Таблица 1. Решение на платформе IBM

Таблица 2. Решение на платформе Documentum & BEA Systems

Лицензионная политика:

Лицензионная политика обеих компаний производителей очень гибкая и подразумевает множество вариантов лицензирования ПО. Заказчик имеет возможность выбора интересующего его варианта, в зависимости от требуемого функционала, количества пользователей, производительности системы и т.п.

Наличие специалистов по решению:

Как уже отмечалось, первоначальная доработка и внедрение систем на предприятии требует значительных работ высококлассных специалистов. На российском рынке, такого рода работами, прежде всего, занимаются компании – системные интеграторы. Целесообразно обращаться, прежде всего, к данным компаниям,  поскольку при внедрении систем документооборота обычно возникает множество вопросов по взаимодействию с внешними системами. Системный интегратор, как правило, имеет достаточно высокий уровнем экспертизы, чтобы не только провести инсталляцию СЭД, но и связать ее воедино с существующей инфраструктурой компании. Привлекаемая компания также должна являться партнером компании производителя и обладать существенным опытом и  экспертизой по внедрению выбранного решения на российском рынке.
 
Техническое обслуживание:

Все лицензии поставляются с годовой подпиской на техническое обслуживание, которое позволяет работать со службами технической поддержки компаний, для оперативного устранения внештатных ситуаций возникающих в ходе эксплуатации систем.

Заключение

В статье были рассмотрены решения в области корпоративного документооборота EMC Documentum и IBM Content Manager. Несмотря на то, что системы обладают различной архитектурой, перечень функциональных возможностей во многом схож и выделить безусловного лидера сложно – все определяется спецификой бизнеса Заказчика. В статье приведен ряд критериев, которые могут помочь в выборе того или иного решения ИТ менеджеру организации. Следует также отметить, что для сложных комплексных проектов перед этапом выбора решения для СЭД имеет смысл провести бизнес анализ существующих процессов в организации. Результатом данного анализа, в частности, могут быть рекомендации по построению СЭД и его месту в ИТ инфраструктуре предприятия, что в свою очередь позволит сделать выбор в пользу того или иного решения.