Распечатать

Финансовая газета № 20, 2006

Выбор системы электронного документооборота.

18 мая 2006

Финансовая газета № 20, 2006

Выбор системы электронного документооборота

Деятельность крупных предприятий, имеющих, как правило, территориально-распределенную сеть филиалов и подразделений связана с большим количеством бумажных и электронных документов, циркулирующих внутри всей организации. Информация в этих документах представляет один из самых важных коммерческих активов и во многих случаях является конфиденциальной. Работая с документами, предприятия сталкиваются с рядом общих проблем и рисков. Документы могут потеряться, что приводит к упущенной выгоде за счет утраты нужной информации. Информация может попасть в чужие руки и здесь речь идет уже о потере репутации компании. В компаниях создаются дублирующие документы, тратится время на поиск нужного документа, формирование тематической подборки, на подготовку и согласование документов. Таким образом, управление документами становится одной из насущных потребностей для поддержки оперативной деятельности предприятия.

Чтобы эффективно решить эту задачу, необходимо воспользоваться одной из систем электронного документооборота (СЭД), интегрируемой с другими информационными системами предприятия. Грамотно и эффективно построенная СЭД становится для крупных предприятий ключевым инструментом управления, приносящим реальную прибыль. О том, как правильно выбрать для себя оптимальную с точки зрения бизнеса СЭД, эффективно ее внедрить, рассчитать ее стоимость и извлечь из ее использования максимальную прибыль, мы расскажем в этой статье.

Результаты исследований, проводимых консалтинговой группой DSS Consulting в середине 2005 года в нашей стране, показали, что спрос на СЭД среди предприятий не только остается стабильным, но и динамично развивается. Так, рост рынка СЭД в период с января по август 2005 года по сравнению с периодом сентябрь-декабрь 2004 года составил 90\%. Рост рынка в 2005 году по сравнению с реализованными проектами на конец 2004 года составил 49\%. Особенным спросом решения СЭД пользуются в секторе услуг, государственном секторе, в нефтегазовой и химической промышленности, в финансовом секторе и страховании. 

Как выбрать оптимальную СЭД

Критерий «оптимальности» системы с точки зрения компании, которая ее выбирает – это фактор субъективный. Зачастую выбор ограничен только бюджетом проекта, или же, оценивая функциональность решения, компания-заказчик исходит из места, которое занимает разработчик на рынке СЭД. Этот подход не всегда верен. Выбор лучшей для предприятия СЭД предполагает одновременный учёт сразу нескольких важных критериев при оценке таких систем. Современная СЭД должна сочетать в себе целый набор важных качеств, среди них: обеспечение требований делопроизводства; согласование, утверждение и контроль исполнения документов; создание резолюций; ознакомление с документами сотрудников; автоматические рассылки электронных писем, уведомлений и документов; формирование дел. Также требуется учитывать наличие функций ведения всей истории работы с документами (ретроспектива); возможность интеграции с Microsoft Office и интеграции с существующими на предприятии приложениями; создание произвольной отчетности; использование простых стандартных средств настройки и программирования.

Сегодня СЭД должны обеспечивать безопасность работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте или посредством SMS-сообщений; содержать встроенные средства командной работы с документами и проектами. СЭД поддерживают работу с платёжными документами, ведение платежного статуса документов. Кроме этого, они осуществляют календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами. СЭД обязана быть достаточно простотой для конечного пользователя, обладать легкостью в обслуживании, низкой стоимостью владения, простотой настройки на новые виды документов.

Работая над проектом вместе с системным интегратором – будущим исполнителем проекта – компания сможет более правильно поставить задачу и в результате проекта получить именно то, что она хотела. Поставщик решений учтет или даже сформирует совместно с компанией функциональность будущей СЭД, исходя из бизнес-задач компании, ее бюджета, существующей ИТ-инфраструктуры и имеющихся на рынке технологий. Поэтому, прежде всего полезно воспользоваться консультационными услугами независимой компании, имеющей практический опыт реализации подробных проектов. Лучше, если это будет системный интегратор, который не заинтересован в поставке одного конкретного продукта, но обладающий экспертизой рынка СЭД и имеющий в своем штате сертифицированных специалистов с опытом реализации таких проектов у других компаний. Это даст возможность максимально полно учесть специфические особенности компании при выборе и построении будущей СЭД.

Ценообразование

Стоимость проекта, как известно, складывается из стоимости лицензий на программное обеспечение и стоимости услуг исполнителя. Стоимость услуг представляет собой конфиденциальную информацию и, как правило, рассчитывается системным интегратором под каждый конкретный проект, при этом в расчет принимается несколько факторов, которые могут уменьшить или увеличить стоимость: например, количество рабочих мест в системе, сложность настройки или доработки продукта, наличие требуемой аппаратной части, операционной системы и СУБД. Кроме этого, СЭД может потребовать стороннего коммерческого программного продукта для аутентификации пользователей или для конвертации документов для различных офисных пакетов.

Что касается стоимости лицензий, то эта информация обычно известна. Например, лицензия на СЭД средней ценовой группы колеблется от 100 до 300 долл. за место (исключая техническую поддержку, которая может обойтись в отдельную сумму).

В стоимость программного обеспечения системы может не входить техническая поддержка. Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с новой системой. Для этого может потребоваться приглашение специалистов поставщика программного продукта или системного интегратора, организация внутренних семинаров для своих сотрудников, закупка дополнительных обучающих материалов.

Хотелось бы добавить, что стоимость реализованной СЭД прямо пропорциональна как функциональности системы, так и услугам по ее внедрению.

Как эффективно реализовать проект

Существует несколько подходов к внедрению систем электронного документооборота. Традиционный подход, унаследованный системными интеграторами вместе с эпохой создания корпоративных информационных систем, предполагает достаточно длительный процесс внедрения, включающий в себя обследование и разработку технического задания как отдельный этап работ.

Проекты по внедрению на предприятии системы электронного документооборота, могут идти по другому пути, более легкому для клиентов. Так, функции документооборота достаточно стандартизованы и, как правило, имеются в коробочной версии СЭД. Зачастую системному интегратору требуется провести необходимую настройку систему на уже имеющуюся функциональность. Совместно с заказчиком проекта следует сформировать свои требования к будущей системе и определить единую терминологию проекта, что позволит реализовать проект более эффективно и повысить уровень удовлетворенности компании и ее сотрудников от использования новой технологии.

Проект по реализации СЭД целесообразно разбить на несколько этапов для того, чтобы компания смогла правильно оценить результаты и в случае необходимости, внести в общий план коррективы и пожелания. Так, на первом этапе проекта, компания может получить функционирующую в рабочем режиме систему докум ентооборота, обрабатывающую основные документы, договора, счета, письма. На последующих этапах компания произведет внедрение системы на расширенном наборе документов, настроит ее под свои потребности, произведет обучение персонала.

Достоинством такой методологии внедрения является быстрая настройка системы на существующие бизнес-процессы компании и достижение реальных результатов. При этом эксплуатация системы возможна уже в течение первого месяца после начала проекта. В процессе устоявшейся реальной эксплуатации системы совершенствование бизнес-процессов начнется практически самостоятельно, как естественный процесс.

Проблемы и риски

Системы электронного документооборота имеют одну особенность: система должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, иначе эффективность от ее использования будет минимальное. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием переобучаться и эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Однако фактор руководства – самый важный. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня: например, система внедряется либо в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. При худшем исходе событий СЭД не будет внедрена вовсе. Интересно, что одной из подспудных причин двойственного отношения к внедрению СЭД функциональных руководителей среднего уровня является боязнь прозрачности собственной деятельности - как для высшего руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

От технического персонала компании-заказчика в большей степени будет требоваться знание средств, предоставляемых платформой, опыт ее использования для автоматизации различных задач. При внедрении системы нужно обязательно убедиться в том, что в компании имеется достаточное количество специалистов нужной квалификации, заинтересованных во внедрении СЭД. Именно они составят основной актив будущего проекта, и будут мотивировать других сотрудников.

Реализуемые задачи и конкурентные преимущества

С экономической точки зрения внедрение СЭД дает два вида возврата от инвестиций: косвенные преимущества и возврат, измеряемый в денежном выражении.

Например, существующее законодательство уже позволяет быстро внедрять ЭЦП (электронно-цифровая подпись), а соответственно и электронные документы внутри организаций, что позволяет перейти к широкому использованию этого метода при обмене документами между организациями. Бумажные документы из внешнего мира попадают во внутреннюю систему электронного документооборота, для чего СЭД получает их электронные образы за счет интеграции с системами сканирования.

Кроме того, существует возможность использования существующих документов (шаблонов) для создания новых. Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, то с функцией серверного распознавания текстов (для целей полнотекстового поиска), и установленных на рабочих местах программ распознаваний сотрудники организации будут иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять их в нужном формате.

Таким образом, СЭД исключит возможность утраты документов и обеспечит контроль за их исполнением. При этом СЭД может быть интегрирована с любыми приложениями компании, что даёт возможность улучшить взаимодействие со смежными подразделениями и организациями партнёров. Использование СЭД сократит время поиска документов и соответствующей информации, уменьшит затраты на обработку документов в компании и подготовку отчётности за заданные периоды времени.

Практика использования СЭД

На рынке СЭД в настоящий момент существует множество конкурирующих решений – причем, как отечественных, так и зарубежных компаний. Данные продукты имеют свои достоинства и недостатки, нацелены на разные ниши, функционально соответствуют требованиям различных целевых групп.

С учетом специфики деятельности заказчиков, наша компания «Энвижн Груп» предлагает создание системы электронного документооборота (СЭД) на базе программного обеспечения EMC/Documentum и IBM Content Manager.

СЭД, реализованная специалистами нашей компании, представляет собой гибкое и модульное приложение для возможностей быстрой настройки и адаптации при организационных изменениях в компании. Использование решения исключает возможность утраты документов и обеспечивает контроль над их исполнением. При этом СЭД может быть интегрирована с другими приложениями, что даёт возможность улучшить взаимодействие со смежными подразделениями и организациями партнёров.

Пользователь может работать с СЭД с любого рабочего места, подключенного к сети..

С использованием штрих-кодирования бумажных оригиналов, систем потокового ввода документов и сканирования штрих-кодов осуществляется быстрый и безошибочный доступ к документам в едином электронном хранилище на основании бумажного оригинала.

Решение является прикладным программным обеспечением промышленного уровня, которое соответствует мировым стандартам. Современная архитектура решения позволяет снизить затраты на администрирование системы и её наращивание и интеграцию.

В заключении хотелось бы привести высказывание Билла Гейтса в его  книге «Бизнес со скоростью мысли» – «Самый надежный способ выделить свою компанию среди конкурентов, оторваться от толпы преследователей – это хорошо организовать работу с информацией.

Ю. ХИТЬКОВА, начальник отдела маркетинга решений Департамента маркетинга ЗАО «Энвижн Груп»