Распечатать

Intelligent Enterprise

СЭД и электронные архивы на службе органов госвласти.

12 декабря 2006

СЭД и электронные архивы на службе органов госвласти

Системы электронного документооборота привлекают внимание органов государственной власти в рамках задач административной реформы, поэтому особый интерес вызывают технологические решения для поддержки организационно-распорядительного и предметного документооборота. Представленные в этом обзоре проекты, как уже завершенные, так и находящиеся в развитии, иллюстрируют основные направления автоматизации госсектора в сфере делопроизводства, организации электронных архивов, проектирования ведомственных баз данных для обеспечения прозрачности деятельности властных структур.

Задачи в рамках СЭД

Необходимость в системах электронного документооборота и электронных архивов обусловлена значительными объемами входящей и исходящей корреспонденции: ежемесячный поток её может достигать нескольких тысяч писем в месяц. По словам Дмитрия Лившица, директора департамента программных решений компании Digital Design, органы государственной власти также нуждаются в автоматизации планирования своей работы, в управлении проектами и программами, в средствах поддержки законотворческой деятельности. Возрастает интерес к системам межведомственного обмена документами, благодаря которым упрощается доступ организаций и граждан к информационным ресурсам госучерждений, создается единое образовательное пространство.
Во многих реализованных за последний год проектах внедрения СЭД в госучреждениях используются такие продукты, как "ДЕЛО", DocVision, DIRECTUMНУЖНО УКАЗАТЬ РАЗРАБОТЧИКОВ и ряд других. Их возможности охватывают все ключевые процедуры работы с электронной документацией.

В рамках таких проектов автоматизируются многие процессы и операции, которые прежде выполнялись вручную, - это, например, согласование исходящих документов на основе принятых регламентов, сервисы планирования и напоминаний, контроля исполнения и т. п. Кроме того, при построении "административных" или "министерских" СЭД выполняется преобразование данных и их перенос с бумажных носителей в электронную форму, создание электронных архивов, а иногда и организация специализированных баз данных -- реестров, кадастров, регистров объектов недвижимости, земель населенных пунктов муниципальных образований и пр.

Особенности внедрения СЭД

Охватить в рамках одной статьи все проекты, связанные с внедрением систем электронного документооборота в государственных органах власти, практически невозможно - сегодня они реализуются десятками и сотнями. Кроме того, в пределах каждого региона в различных структурных подразделениях (например, законодательных собраниях, органах исполнительной власти, аппаратах городских и районных администраций, избирательных комиссиях, комитетах администрации региона и т. п.) могут одновременно внедряться различные системы.

По большому счету сложно оценить и масштабы проекта - соответствующая ИТ-система может быть установлена всего на нескольких рабочих местах, однако при этом иметь, что называется, широкий спектр "полномочий" и обрабатывать значительные объемы информации. Есть и инсталляции на десятки и сотни рабочих мест, разбросанных по различным регионам; подобные ведомственные проекты находятся в постоянном развитии. Обратимся к конкретным примерам проектов, в которых использовались наиболее популярные в госсекторе информационные системы "ДЕЛО", DIRECTUM и DocsVision.

В течение 2006 года система "ДЕЛО" (а также другие продукты компании "Электронные офисные системы", включая средства автоматизации кадровых служб и поддержки веб-порталов) была внедрена по Алтаю и Алтайскому краю, по сути став основой целевой программы "Электронный Алтай" на 2002-2007 годы. С её помощью планируется осуществить перевод бумажных документов в электронный вид, реализовать контроль за документооборотом и обеспечить извлечение своевременной информации о состоянии, истории движения и исполнении любого зарегистрированного в системе документа.

Один из крупнейших проектов внедрения системы "ДЕЛО" был реализован в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации в течение 2005--2006 годов. В его рамках система электронного документооборота сопряжена с государственной автоматизированной системой "Выборы"; кроме того, решены такие задачи, как поддержка распределенной работы большого количества исполнителей, централизованный контроль за документами и их перевод в электронный вид с возможностью обмена файлами с региональными избирательными комиссиями. С осени 2005-го ведется внедрение новой системы в избирательных комиссиях субъектов РФ, что позволит снизить трудоемкость их работы.

Что касается платформы DIRECTUM, то она внедрена в Управлении федеральной почтовой связи Свердловской области, в муниципальных образованиях Чукотского автономного округа и ряде других госорганизаций. Особенность внедрения СЭД в почтовых службах связана с решением социальных задач и продвижением новых коммуникационных технологий. В связи с этим от системы электронного документооборота, в которой регистрируются входящие и исходящие письма, запросы в ФГУП "Почта России", жалобы, договора и приказы, а также рассылаются документы на ознакомление, требуется надежность и отказоустойчивость.

Большой известностью в госструктурах пользуется и платформа DocsVision, позволяющая модифицировать базирующийся на ней продукт в зависимости от требований клиента и поддерживающая систему менеджмента качества. На ее основе, например, автоматизируется делопроизводство и документооборот Петропавловск-Камчатского городского округа и Минпромэнерго. Так, в администрации Петропавловска-Камчатского начата опытная эксплуатация DocsVision, а к середине 2007-го уже планируется переход на промышленную. Параллельно этому проекту развертываются информационные киоски, через которые граждане смогут контролировать работу администрации по своим обращениям с использованием технологии штрихкодирования. На базе DocsVision работает и инспекция по делам несовершеннолетних, и системы персонального учета населения округа. В Минпромэнерго в течение этого года число пользователей DocsVision увеличено до 400 человек, при этом появился участок поточного сканирования документов, что позволило повысить оперативность движения информации за счет создания единой электронной базы министерских документов. Кроме того, обеспечена сохранность корреспонденции, реализован коллективный доступ к текстам, а также снижен объем копирования бумажных носителей.

Еще один пример крупного внедрения DocsVision - автоматизация управленческих регламентов Высшего арбитражного суда Российской Федерации. Проект стартовал еще в 2005 году, когда производителем DocsVision была разработана концепция АСЭД (автоматизированная СЭД) для системы арбитражных судов, а к завершению планируется в январе 2007-го. При этом в его рамках будут автоматизированы регламенты регистрации, исполнения поручений, прохождения приказов и распоряжений на уровне руководства ВАСРАСШИФРОВАТЬ, КТО ЭТО РФ, процессы обработки документов на уровне структурных подразделений, процессы доведения поручений до конечных исполнителей и регламент подготовки внутренних/исходящих документов по исполнению поручений и распоряжений, поступающих в структурные подразделения. Предполагается, что число пользователей системы в Высшем арбитражном суде РФ составит 300 человек. На базе DocsVision также автоматизированы делопроизводство и документооборот в Минэкономразвития России, в администрациях Астраханской губернии, Самары, города Шахты и в других госорганизациях.
Растет число проектов, связанных с построением электронных архивов. К примеру, органы исполнительной власти, сталкивающиеся с большим количеством бумажных документов (заявлений, жалоб, обращений), постепенно переходят на электронную форму: документы сканируются, переводятся в электронный формат и складируются в специализированных архивах. Подобным образом поступили в префектуре Зеленограда, перейдя на электронную обработку таких документов, как распоряжения префекта, факсы, письма граждан и т. п., и реализовав функции поиска, размножения документов в общедоступных графических и текстовых форматах. В информационную библиотеку планируется заносить все документы, включая архивные копии распоряжений префекта за предыдущие годы (с осени 2006-го ведутся работы по переводу в электронный вид документов за 2001--2003 годы). Переход на электронный обмен документами, как следует из реализуемых в настоящее время проектов, предполагается и в подавляющем большинстве других государственных органов управления - этот процесс, впрочем, тормозится проблемами, связанными с недостаточно эффективным законом об ЭЦП и ограниченными возможностями удостоверяющих центров.

Комплексные решения для госсектора

Растет сегодня спрос и на заказные разработки для электронного документооборота и архивов. Так, в основе единой городской автоматизированной системы ведения электронного архива градостроительной документации, созданной для Научно-исследовательского и проектного института Генплана Московского комитета по архитектуре, лежит система ЭЛАД (разработчик -- компания "ФОРС"), обеспечивающая реализацию таких операций, как загрузка, хранение и обработка данных в любом виде, установление ссылок между документами, поиск по реквизитам, рубрикам и контексту, формирование персонального фонда документов и хранение пользовательских настроек. База данных Архива Госдумы функционирует под управлением Oracle Database 10g (в качестве сервера приложений используется Oracle Application Server 10g) и работает на любой программно-аппаратной платформе, которая поддерживает J2EE. Доступ к информации архива и работа с документами в системе ведётся через веб-интерфейс; через веб-сервисы осуществляется и интеграция с любыми внешними информационными системами. Проект был реализован за пять месяцев, и в конце этого года начнется промышленная эксплуатация ИС. При этом пользователи получат удобный доступ к электронным архивам проектных документов в соответствии с соблюдением авторских и имущественных прав владельцев, а использование ЭЦП и процедуры верификации документов обеспечат достоверность и корректность предоставляемой информации. Система позволит добавлять к хранимым в архиве документам соответствующие разрешительные и распорядительные документы, дополнительные согласования и вносить в них изменения в автоматическом режиме. Появятся возможности удаленного доступа к документам, поиска необходимых материалов по различным критериям, их просмотра и печати.

А вот другой пример. Информационно-поисковая система для Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (Роспатент), создаваемая при участии "Ай-Теко", призвана упростить работу с большими массивами информации. Число документов, с которым приходится работать в Роспатенте, на сегодняшний момент превышает шесть миллионов и будет увеличиваться и дальше. При этом база данных ведомства содержит патенты на десяти различных языках. Построенная система анализа текстов патентной документации, базирующая на разработках "Ай-Теко" в области семантического анализа текстов, должна повысить скорость и надежность работы информационного-поискового центра Роспатента. В рамках проекта будет создана и концепция развития инфраструктуры системы.

Решение для мониторинга состояния и прогнозирования развития бытового обслуживания в Москве (ГИАС "Московская служба быта") создается в рамках городской целевой программы "Электронная Москва". Производителем этой системы, узлами которой являются органы управления потребительским рынком различного уровня, стала "Энвижн Груп". ГИАС поддерживает текущую деятельность соответствующих муниципальных структур и содержит такие подсистемы, как "Торговый реестр", "Все предприятия потребительского рынка", "Предприятия, аккредитованные для обслуживания малообеспеченных групп населения", "Потребительская корзина", "Корзина ветерана" и т. д.

В результате на основе этой системы будут автоматизированы задачи ведения развернутого аналитического учета объектов сферы бытового обслуживания Москвы, генерация консолидированной отчетности для столичного департамента потребительского рынка и услуг на основе единого информационного пространства и единых подходов к формированию и сбору учетных данных. Проект планируется реализовать в 2006--2007 годах. При этом будет проведено обследование объекта автоматизации, разработана нормативно-правовая документация для регламентно-методического обеспечения работы "Московской службы быта", создана система учета сведений о сфере бытового обслуживания на основе единых классификаторов и справочников, а также единая база данных предприятий бытового обслуживания.

Автоматизация процессов сопровождения договоров и техническая поддержка образовательного проекта "i-Школа" Центра информационных технологий и учебного оборудования (ЦИТУО) Департамента образования г. Москвы ведётся на базе программного продукта Naumen Service Desk. ЦИТУО занимается организацией всех работ в рамках "i-Школы" (www.home-edu.ru).
Проектконцентрируется на дистанционном образовании детей-инвалидов и детей, не посещающих обычные школы по состоянию здоровья. В его рамках планируется упростить и оптимизировать процедуры подготовки учебно-методических материалов, сопровождения договоров с учениками и учителями школы, управления взаимодействием с поставщиками компьютеров и интернет-услуг, а также технической помощи ученикам и учителям в вопросах использования компьютеров - это должно повысить качество обслуживания участников и улучшить контроля в данной сфере.

Еще в прошлом году было проведено обследование компании-заказчика, подготовлено описание бизнес-процессов и регламенты, установлен комплекс программных продуктов Naumen Service Desk, настроены справочники и отчеты. Основная часть работ по проекту завершена к ноябрю 2005 года. В результате сотрудники ЦИТУО получили возможность оперативного контроля за всеми этапами прохождения договора - от регистрации заявки, подписания документа, подключения и установки оборудования до пролонгации или расторжения.

С конца прошлого года ведутся работы над расширением возможностей системы, речь, в частности, идёт об автоматизации приема и обработки звонков в службу поддержки ЦИТУО, регистрации новых запросов и отслеживании их статуса через учебный портал, а также об инвентаризации оборудования. Благодаря этим мерам сотрудники ЦИТУО в любой момент смогут получить информацию о номенклатуре и дате установки компьютера у каждого ученика или учителя, автоматически создавать экземпляры актов сдачи-приемки и регистрировать их после подписания.

Автоматизация силовых структур

Проекты внедрения ИС в силовых структурах также связаны с построением специализированных систем электронного документооборота, с созданием архивов данных для подготовки отчетности и аналитической обработки. Один из примеров такого комплексного проекта - модернизация в МВД России системы автоматизированного ведения учета дорожно-транспортных происшествий (ДТП) на территории Российской Федерации. Проект реализован при участии компании "ФОРС -- Центр разработки"; при этом были обновлены и расширены функциональные возможности автоматизированной системы обработки информации о ДТП и модернизировано серверное оборудование и ПО: серверы Siemens RM400 заменены на Fujitsu Siemens Prime Power 650, СУБД PICK - на Oracle 9i, а ОС SINIX - на Solaris.

Первоначальная подготовка статистических карточек учета ДТП осуществляется в подразделениях ГИБДД. Их электронные копии передаются в Главный информационно-аналитический центр (ГИАЦ) МВД России и накапливаются в базе данных, а при подготовке отчета формируется "срез" информации. Впоследствии эти отчеты направляются заинтересованным лицам, в том числе в органы государственной власти, СМИ и в международные организации. При внедрении новой системы характер обработки данных не изменился, однако улучшились процедуры проверки корректности вводимой информации - теперь это происходит автоматически, что обеспечивает достоверность данных, снижает трудоемкость их сбора.

Кроме того, силами Sun Microsystems и "Росби Информ Ко" создается федеральная информационная система (ФИС) ГИБДД, которая позволяет интегрировать в единую сеть территориально-распределенные специализированные базы данных ГИБДД и МВД России, содержащие информацию об угнанном, похищенном или используемом в преступных целях транспорте (находящемся в федеральном розыске РФ или Интерпола), о транспорте, находящемся в собственности организаций и граждан России, о лицах, привлекавшихся к административной ответственности за нарушение правил дорожного движения, лишенных прав на управление транспортным средством, а также о разыскиваемом огнестрельном оружии.

Функции сбора, хранения, актуализации и организации доступа к данным в новой системе реализованы реализованы на федеральном и межрегиональном уровне посредством организации на территории РФ информационной сети межрегиональных центров. При этом объем специализированных баз данных межрегионального центра по каждому виду хранимой информации составляет от восьми до тридцати миллионов записей, а иногда и больше. Для работы ФИС ГИБДД используются серверы, рабочие станции и тонкие клиенты Sun. Доступ к системе осуществляется по GPRS-каналам. В результате сократилось время доступа и упростилась проверка автотранспорта. Особенностью системы является то, что она способна предоставлять информацию в отсутствие телефонной и радиосвязи, что, безусловно, важно для отдаленных районов.

***

Конечным результатом большинства рассмотренных проектов является реализация различных аспектов федеральных программ "Электронная Россия" и "Электронное правительство", которые, как уже отмечалось, в конечном счете сводятся к хранению и обработке электронной корреспонденции, специализированной ведомственной документации, представлению налоговой отчетности, нормативных и нормативно-распорядительных документов и прочей информации в электронном виде. Хранение и обработка документов в электронном виде повышает эффективность работы госструктур и в какой-то степени даже упрощает взаимодействие между гражданами, юридическими лицами и государственными органами власти.