Распечатать

ITNEWS, № 2, 2007

Рынок систем электронного документооборота — от делопроизводства к управлению.

30 января 2007

Рынок систем электронного документооборота — от делопроизводства к управлению.

Российские предприятия все больше используют IT-системы для поддержки своего бизнеса и все чаще задумываются над проблемой автоматизации документооборота. Если несколько лет назад под такой автоматизацией понималась, прежде всего, автоматизация функций делопроизводства и канцелярии, распознавание и ввод в информационную систему бумажных документов, организация электронных архивов, то сейчас многие предприятия готовы перейти уже к следующему этапу — организации Workflow, решению с помощью систем электронного документооборота (СЭД) управленческих задач. На рынке есть адекватное понимание того, что дают СЭД, как они влияют на повышение управляемости компаний и организаций, каким образом могут помочь организации повысить скорость принятия решений. «Есть масса свидетельств, говорящих о том, что сегодня мы работаем на зрелом рынке, находящемся на подъеме. Еще два-три года назад применительно к СЭД такие понятия, как „повышение скорости принятия решения“, воспринимались рынком настороженно, — рассказывает Андрей Гриб, руководитель Центра компетенций «Автоматизация электронного документооборота и заказная разработка на платформе Lotus» компании «Аплана Софтвер» группы компаний «АйТи». — Сегодня же, судя по запросам, которые мы получаем от клиентов, коммерческий сектор мало интересуют аспекты СЭД, связанные с автоматизацией канцелярии. Он заинтересован в управленческом документообороте и выбирает те системы, которые ориентированы на потребности руководства, позволяют повысить скорость согласования документов, иметь действенные механизмы контроля выполнения поручений, а также информировать сотрудников о принятых управленческих решениях».

Перспективы рынка СЭД на сегодняшний день заключаются в развитии технологии WorkFlow, тесной интеграции с другими системами, в том числе с решениями класса EPR и системами технического документооборота, и в активном использовании web-технологий. Все более популярными становятся платформенные универсальные решения, которые позволяют решать комплекс задач крупной организации и являются связующим звеном для других информационных систем.

Темпы развития рынка СЭД в РФ аналитики оценивают по-разному — от $20 млн до $300 млн. В частности, по оценкам РБК, прогноз объема рынка СЭД в России на 2006 год составил $140–$180 млн. Большинство экспертов сходится во мнении, что рынок СЭД в России растет примерно на 30% в год, и эта тенденция сохранится по крайней мере в ближайшие несколько лет. «Объем российского рынка СЭД оценить сложно, поскольку нет достоверной статистики о компаниях, работающих в различных отраслях экономики, — говорит Илья Тудер, директор департамент консалтинговых и программных проектов компании BCC. — Но можно сказать, что в половине крупных компаний вопрос автоматизации документооборота поднимается все чаще, хотя его приоритет далеко не всегда высок».

По мнению Анатолия Гавердовского, старшего вице-президента компании EPAM Systems, основная проблема рынка СЭД состоит в том, что никто из заказчиков не считает системы СЭД критически важными для своего бизнеса. «На российском рынке почти для всех бизнесов эти приложения – системы второго эшелона. Исключение — госорганы, где системы электронного делопроизводства являются основными, — говорит он. — Такое положение, во-первых, сильно тормозит развитие рынка, во-вторых, затрудняет оценку эффективности внедрения».

Предприятия и организации госсектора действительно оказывают серьезное влияние на рынок СЭД. Использование IT в госсекторе стало задачей, поставленной перед органами государственной власти на самом высоком уровне, об этом говорится в Федеральной целевой программе «Электронная Россия». На интерес к рынку СЭД со стороны заказчиков и IT-поставщиков достаточно сильно повлиял проект создания Электронного правительства, который стал системообразующим для информатизации органов государственной власти. СЭД в этом сегменте считается одним из необходимых условий снижения операционных затрат на содержание государственного аппарата и повышение эффективности управления ресурсами федеральных органов государственной власти. Необходимость реализации государственной программы приводит к тому, что госструктуры активно внедряют СЭД, обеспечивая таким образом значительные по сравнению с другими годами темпы развития и объемы рынка СЭД. В будущем темпы развития рынка СЭД должны, по всей видимости, сократиться за счет «насыщения» органов государственной власти такими решениями и переориентации этого сегмента на решение других задач.

Расширение корпоративного рынка СЭД связано в большей степени с ростом экономики в целом и появлением у компаний средств, которые можно направлять на долговременное развитие, в том числе и на автоматизацию бизнеса. «Корпоративный сектор заметно отстает от государственного по динамике роста, но в то же время проекты в корпоративном секторе иногда более функционально насыщены и интересны с точки зрения применения инновационных технологий для расширения возможностей клиентов и поддержки операционных задач», — считает Юлия Хитькова, начальник отдела маркетинга решений компании «Энвижн Груп». По ее мнению, несмотря на многообещающие перспективы рынка СЭД на ближайшие два-три года, неизменным останется один момент: крупные и значимые для отрасли проекты по-прежнему будет реализовывать очень небольшая часть игроков рынка системной интеграции и проектного бизнеса. «Рынок плавно перешел к этапу ограничения возможности появления новых решений, и фактически разделение рынка между игроками закончено», — полагает она.

О развитии рынка СЭД свидетельствует как повышение активности уже давно присутствующих здесь компаний-производителей СЭД, так и появление нескольких новых игроков. Позиции отечественных поставщиков решений усиливаются, они стараются представить функционально законченные решения. Российские разработчики вводят в свои СЭД функции сканирования и распознавания документов, обеспечения поддержки работы в территориально-распределенных структурах, усовершенствование инструментов экспорта и импорта данных, обеспечение web-доступа. «Проще говоря, российские разработчики пытаются дотянуть софт до того функционала, который западные компании анонсировали несколько лет назад и, таким образом, обновить свое предложение. И в этом нет ничего плохого — наоборот, надо брать лучшее за основу с тем, чтобы совершенствоваться и расти», — говорит Юлия Хитькова.

Таким образом, видно, что рынок СЭД в России растет и количественно, и качественно — необходимость автоматизации документооборота становится очевидной все большему числу предприятий, и они хотят получить от СЭД все больший функционал для решения самых разнообразных задач, выходящих далеко за рамки банального делопроизводства.

СЭД и госрегулирование

В России на данный момент практически отсутствует «нормативное давление» государства на рынок СЭД, то есть государство не регламентирует электронный документооборот в организациях. Это обстоятельство является скорее сдерживающим (или не стимулирующим) развитие рынка фактором, поскольку повышение такого нормативного давления, в целом поощряет развитие специализированных информационно-технологических рынков. Например, такого рода давление налоговых служб ускорило становление рынка бухгалтерского ПО, а регулярное давление Центрального банка способствовало распространению и усложнению ПО для автоматизированных банковских систем. «Применительно к документационному обеспечению управления „нормативное давление“ государства в российской экономике пока не достигло значений, характерных для экономики западной, — чего стоят только „драконовские“ законы Сарбейнса — Оксли и Patriot Act в США. А ведь это еще верхушка американского айсберга. Однако, на мой взгляд, есть все основания ожидать повышения его давления в перспективе», — подчеркивает Валерий Карабутов, заместитель генерального директора «ЛАНИТ», директор департамента систем управления документами. О влиянии государства на рынок СЭД в США говорит и Анатолий Гавердовский: «В США взрыв спроса на системы документооборота произошел с приходом серии законов Сарбейнса-Оксли, которые требовали от компании сохранения информации о подрядчиках, заказчиках и других контрагентах. Поэтому бизнес вынужден был озаботиться тем, как и где эту информацию хранить. У нас таких законов в стране нет, поэтому вопрос находится на усмотрении компании: хочешь — храни, не хочешь — не храни. Ситуация, когда электронная подпись считается нелегитимной, также не способствует развитию сегмента СЭД. Это вызывает дублирование информации в электронном и бумажном варианте. И это противостояние, естественно, выигрывает бумага».

Многие поставщики СЭД говорят о том, что стимулом для развития рынка станет утверждение стандартов и нормативов в рамках ФЦП «Электронная Россия». Возможно, что эта программа действительно внесет некоторые изменения в область законодательного регулирования сферы электронного документооборота.

Однако не все склонны придавать нормативному регулированию слишком большое значение. «Потребность заказчиков автоматизировать сложные бизнес-процессы, организовывать межведомственный и межкорпоративный документооборот, создавать методику эффективной работы с документами делает рынок предложений СЭД гораздо динамичнее, провоцирует его развитие больше, нежели любая законодательная база, не имеющая под собой практического интереса со стороны потребителя», — считает Юлия Хитькова. Согласен с ней и Андрей Гриб: «С нашей точки зрения, те потребности в автоматизации управленческого документооборота, с которым сталкиваются наши клиенты, в основном касаются внутренних задач компаний как структур, действующих в конкурентном окружении. Базой для автоматизации управленческого документооборота для них является корпоративный регламент документооборота. В этих процессах федеральные аспекты никак не ощущаются».

Сегодня российское законодательство по-настоящему строго регламентирует работу с документной информацией из весьма ограниченного перечня (например, с документами, содержащими государственную тайну). В дополнение к регламентации в этой сфере существуют процедуры сертификации программных средств и аттестации информационных систем, которые выполняются специальными уполномоченными организациями. «Законодательство затрагивает только малую часть функциональности СЭД, в основном это относится к автоматизации делопроизводства и вопросам безопасности. В большинстве систем указанные задачи давно решены, иначе они не продержались бы на российском рынке», — говорит Алексей Рябков, менеджер по развитию бизнеса департамента консалтинговых и программных проектов компании BCC.

«Для негосударственной документной информации регламентирование просто отсутствует, в результате большинство организаций самостоятельно определяет правила работы с документами. Кстати, этим сфера документационного обеспечения управления как объект автоматизации принципиально отличается, например, от бухгалтерского учета. И поэтому предлагаемых на мировом рынке СЭД на порядок больше, чем систем класса ERP», — рассказывает Валерий Карабутов. Из-за отсутствия в России строгого регулирования в сфере документационного обеспечения одним из основных конкурентных преимуществ СЭД становится ее гибкость — способность настроиться либо на сложившуюся в организации практику работы с документами, либо на проектируемые менеджментом новые для организации документные бизнес-процессы.

Если корпоративный документооборот в большей степени регламентируется внутренними правилами компаний, то в госсекторе ситуация совершенно иная. Вот почему к особенностям внедрения СЭД в государственных структурах, прежде всего, относится необходимость соответствия организационным взаимосвязям внутри государственных организаций и ведомств, соблюдение установленного порядка отчетности, проверки, заверения и выдачи государственных документов, так как здесь документооборот — сама суть деятельности, а не сопутствующий процесс, как в коммерческих структурах. Тем не менее пока государство не регламентирует для органов государственной власти стандарты информационного обеспечения, возраст информационных систем, существуют определенные пробелы в законодательной базе, нет четких процедур использования электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Выбор СЭД: принципы и критерии

При выборе СЭД в первую очередь необходимо понять, каких целей компания хочет достичь за счет внедрения СЭД и какие проблемы при этом решить. «Первоначально заказчик должен определить для себя стратегическую цель внедрения и задачи СЭД, а если их нет, то это простая трата денег», — уверен Вадим Юсупов, начальник отдела ERP компании StarSoft. По мнению Константина Кудашева, консультанта SAP СНГ, внедрение СЭД необходимо начинать с формализации внутренних процессов управления документами и задачами. Иначе СЭД неминуемо превратится в неструктурированное хранилище электронных документов. «Важнейшим параметром, влияющим на выбор СЭД для крупного заказчика, является масштабируемость решения и готовность СЭД к интеграции с системами класса ERP», – говорит Константин Кудашев.

Часто компании приобретают решение, мало соответствующее масштабам организации, и оно оказывается или слишком дорогим для них, или недостаточно функциональным и масштабируемым. «Чтобы избежать таких ошибок, необходимо подходить к внедрению СЭД как к долговременным инвестициям, направленным на достижение конкретных бизнес-результатов. Именно понимание того, какие задачи должна решать СЭД сейчас и в более далекой перспективе, позволит правильно рассчитать необходимый уровень масштабирования», — считает Илья Тудер. Кроме того, необходимо оценивать стоимость не только внедрения СЭД, но и владения (TCO) на период всего жизненного цикла системы. «Очень характерна ситуация с собственными разработками, когда на начальном этапе создание СЭД кажется простым и достижимым, а по прошествии времени появляется целый ворох проблем с сопровождением и развитием, которые значительно удорожают систему», — говорит он.

Помимо самостоятельной выработки требований к СЭД, у компаний есть и другой путь — посмотреть реальные проекты внедрения на «схожих» по отрасли и по масштабам предприятиях. «Наши потенциальные заказчики очень часто просят нас предоставить письменные отзывы от внедривших нашу СЭД клиентов или организовать визит на объект внедрения», — рассказывает Валерий Карабутов. Начальник отдела заказной разработки программного обеспечения компании «Энвижн Груп» Игорь Густомясов также считает, что один из эффективных способов выбора решения для СЭД – непосредственное общение со специалистами компаний, в которых уже внедрена та или иная система, так как зачастую информация о продуктах, предоставляемая компаниями-внедренцами, имеет схожий характер, практически все системы предоставляют полный набор необходимых функций и имеют одинаковые качества, что осложняет выбор.

На выбор того или иного поставщика влияют не только характеристики самой СЭД, но и деловая репутация компании, количество успешных внедрений и отзывы пользователей. «Соотношение „цена/качество-функциональность + опыт работы“ является определяющим для выбора поставщика системы», — уверен Вадим Юсупов. Существует ряд факторов, которые сужают выбор СЭД: используемая системно-техническая платформа (СУБД, электронная почта и т. п.), возможности СЭД интегрироваться в корпоративную информационную систему и т. д.

Казалось бы, компании достаточно сформулировать свои требования к системе, найти поставщика такой системы с хорошей репутацией на рынке — и можно приобретать СЭД. Юлия Хитькова предостерегает от такого, на первый взгляд, простого подхода: «Выбор никогда не стоит начинать с ограничения списка систем и системных интеграторов рамками заданного бюджета, количеством существующих у поставщика или системного интегратора заказчиков по СЭД и позиции разработчика в рейтингах. Выбор решения для автоматизации документооборота многие компании начинают с обзора функциональной части продукта. Обязательно рассматриваются такие важные показатели, как простота системы для конечного пользователя, легкость в обслуживании, стоимость владения, простота или сложность настройки на новые виды документов, наличие средств разработки. Но самое интересное, что при таком, в общем очень правильном и логически верном подходе, в конце проекта заказчик понимает, что он получил не то, что ему было нужно». По мнению Юлии Хитьковой, далеко не всякая компания способна самостоятельно просто сформулировать собственные требования к СЭД, и потому имеет смысл воспользоваться внешней экспертизой системного интегратора, который не ориентирован на конкретного производителя СЭД. При этом подходе заказчик сможет использовать не только свое видение СЭД, но и знание системного интегратора относительно того, «как это будет работать» в действительности. Ведь чаще всего потребностью компании является не установка конкретной СЭД, а необходимость реорганизации работы с информацией, где результат — грамотно и рационально спроектированная система для работы с интеллектуальными активами.

Кто бы ни формулировал критерии для выбора СЭД — сама компания, внешние консультанты или системный интегратор, есть ряд требований к СЭД, которые предъявляют реалии рынка. В частности, это гибкость и адаптивность системы. «Внешнее окружение компании меняется быстро. Вслед за ним меняются сами организации и их бизнес-процессы. Способность системы быстро поддержать новые бизнес-процессы или изменившиеся имеющиеся процессы — важный момент, на который обращают внимание наши заказчики», — делится и опытом Андрей Гриб. С учетом масштабов нашей страны, для многих компаний актуальны полнота и гибкость поддержания управленческого документооборота в территориально-распределенных компаниях. Согласование документов в распределенной среде предполагает пересылки всем заинтересованным сторонам версий и редакций документов, виз и комментариев к ним, поручений, в соответствии с которыми выполняется подготовка и согласование документов. «В реализации этих бизнес-процессов есть множество тонкостей. Речь идет о передаче так называемых связок документов. Важны гарантированная доставка всех связанных документов, высокая скорость передачи документов, правильная маршрутизация передаваемой информации — связки документов необходимо доставить именно туда, где они нужны для работы, и т. д. Далеко не во всех системах эти задачи решаются полно и эффективно», — говорит Андрей Гриб.

Сегодня усложнение организационных структур компаний происходит все стремительнее. Способность СЭД поддержать сложную оргструктуру организации — еще один важный критерий оценки СЭД.

Универсальные СЭД

Компании все чаще выбирают универсальные СЭД, а не системы, автоматизирующие лишь какую-то часть наиболее массовых операций на предприятии. «Если подходить к внедрению СЭД как к инвестиционному проекту с определенным периодом окупаемости, а на мой взгляд такой подход оправдан к любому IT-проекту, то, безусловно, универсальные решения, затрагивающие все документопотоки компании и позволяющие автоматизировать бизнес-процессы, дают гораздо больший экономический эффект и большую долговременную отдачу от инвестиций», — уверен Илья Тудер. Согласен с ним и Валерий Карабутов: «Если несовершенство конкретного бизнес-процесса становится критичным для бизнеса, то правильный путь — выбор быстро внедряемого специализированного решения. Если же перед организацией стоит задача в соответствии с неким долгосрочным планом поддержать средствами СЭД большинство бизнес-процессов и в организации есть достаточно серьезная команда разработчиков, тогда, наверное, верный путь — использование универсального решения».

Юлия Хитькова полагает, что универсальных СЭД как таковых не существует, но есть универсальные требования заказчиков: «Заказчик всегда спрашивает, есть ли в СЭД средства разработки, хотя, как показывает практика, клиенты практически не используют их самостоятельно. Клиентов также интересует наличие выделенной проектной команды, состоящей из экспертов и практиков, а не теоретиков; соблюдение бюджета проекта, возможность расширения функционала системы, гибкость настроек, обучение для специалистов и многое другое».

По мнению Константина Кудашева, говорить об универсальности СЭД как основного инструмента автоматизации можно лишь в отношении небольшого числа организаций, главным образом это министерства, различные госструктуры. «Для подавляющего числа предприятий СЭД не является универсальным инструментом, поддерживающим основные бизнес-процессы, обычно автоматизируемые в рамках проектов внедрения ERP-систем. И тогда ERP- и СЭД-системы, выступающие в связке, формируют действительно универсальный инструмент, отвечающий всем потребностям предприятия в автоматизации», – поясняет он.

 

Перспективы рынка СМБ

Рынок СМБ сейчас является быстрорастущим и довольно перспективным для производителей самых разных информационных систем. Все возрастающая конкуренция приводит к тому, что предприятия малого и среднего бизнеса стремятся повысить свою эффективность и конкурентоспособность, в том числе за счет внедрения информационных систем для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Однако выделить специальный класс решений «СЭД для СМБ» непросто. Принцип «чем меньше компания, тем меньше у нее объемы работы с документами» работает не всегда. На предприятиях СМБ документные бизнес-процессы могут быть даже сложнее, чем в крупных компаниях. Все определяется массой и долей документов в результирующем продукте и процессах, обеспечивающих деятельность предприятия. Существует много небольших компаний, бизнесу которых свойственна работа с огромными массивами документов. Это компании, занятые в сфере услуг, логистики, а также юридические фирмы.

Если же у небольшого предприятия таких специфических задач нет, то среди универсальных решений оно выберет, скорее всего, недорогую и простую офисную систему делопроизводства, поскольку приобретать полноценные СЭД имеет смысл только при значительном документообороте и большом количестве участников, задействованных в нем. Для организаций малого и среднего бизнеса, где объем документооборота не так велик, как в крупных компаниях, наиболее востребованы отечественные системы, решающие узкие задачи, но доступные по цене. По мнению Ильи Тудера, необходимость в полноценной СЭД ощущается, если количество активных участников документооборота превышает 100 человек. «Соответственно, они мало применимы для компаний малого и среднего бизнеса. Тем не менее существует масса систем, автоматизирующих узкие задачи, например делопроизводство. Но и здесь видна тенденция в сторону портальных решений, позволяющих на своей базе решать различные бизнес-задачи, в том числе и документооборота», — уверен он. Константин Кудашев полагает, что наиболее востребованными на рынке СМБ будут недорогие, легкие системы, предусматривающие достаточно короткий цикл внедрения и щадящие требования к аппаратному обеспечению. С ростом предприятия и усложнением решаемых предприятием задач будет расти и его СЭД, и постепенно облегченные варианты будут заменяться более сложными и нтегрированными решениями.

По мнению Игоря Густомясова, хотя потенциал рынка СМБ значителен, к нему приглядываются практически все производители СЭД, но не компании, занимающиеся внедрением СЭД: «Причины этого вполне понятны – это небольшие IT-бюджеты компаний СМБ, чувствительность к ценам на ПО и услуги, низкая общая культура ведения бизнеса, а также нежелание и невозможность рисковать. Поэтому интерес к таким решениям у компаний СМБ существует уже много лет, но реального роста спроса почти не наблюдается».

Валерий Карабутов считает, что «СЭД для СМБ» вообще не существует: «Думаю, что так называемые „СЭД для СМБ“ появились только потому, что у предприятий СМБ банально нет денег для покупки достаточно мощной системы. Поэтому самые дешевые и недостаточно функциональные СЭД автоматически превращаются в „СЭД для СМБ“. Я надеюсь, что рост бизнеса предприятий СМБ приведет к тому, что они смогут приобретать достойные решения». Однако производители СЭД озабочены тем, как снизить финансовый порог использования предприятиями СМБ классических СЭД. В частности, определенные перспективы они видят в аренде или другой специальной схеме приобретения и использования такого ПО.

 

Аутсорсинг документооборота

Кирилл Вавилов, руководитель департамента программных решений «Квазар-Микро»

Аутсорсинг документооборота пока является одной из наименее распространенных форм аутсорсинга в России, хотя в мире есть немало значительных проектов в этой области.

Существует несколько направлений аутсорсинга документооборота. Необходимо отметить, что документооборот очень тесно интегрирован в бизнес-процессы любой компании, поэтому передача его на аутсорсинг возможна только по некоторым направлениям. Прежде всего, это создание так называемых центров атрибутирования. Данная инициатива, выдвинутая компанией Xerox, нацелена на предоставление компаниям услуг по переводу документов в электронный формат (создание электронного образа документа). Причем это может осуществляться как с распознаванием и последующим созданием карточки документа с атрибутами для поиска документа (например, для платежного документа в атрибутах могут быть указаны дата, назначение платежа, плательщик), так и без него. Такие центры особенно востребованы там, где по каким-либо причинам нельзя организовать полноценного электронного документооборота, где наблюдается значительное количество ручной работы, что, возможно, и становится одним из основных мотивов передачи данной функции на аутсорсинг. Второе направление — аутсорсинг архивов документов (как бумажных, так и электронных). Во многих случаях, по требованию законодательства или по другим причинам, необходимо обеспечить долговременное хранение архива с доступом к документам в неизменном виде. Создание и поддержку такого архива часто бывает выгоднее отдать внешнему подрядчику, естественно, обладающему соответствующей инфраструктурой и сертификацией. Третье направление аутсорсинга — услуги по массовому обслуживанию клиентов компании, например, распечатка, упаковка в конверты и рассылка счетов абонентам телефонной компании.

Модель организации подобного аутсорсинга уже достаточно хорошо отработана на практике. В подписываемое соглашение о предоставлении услуги (Service Level Agreement, SLA) обязательно должны быть заложены четкие параметры, позволяющие контролировать качество работы аутсорсингового партнера. Например, в случае аутсорсинга функции массовой обработки и рассылки счетов, необходимо указать такие параметры, как максимальное время с момента получения исходной информации от оператора до получения счета абонентом, процедуру выставления повторного счета, процедуру актуализации базы рассылки, и другие. При правильной подготовке SLA заказчик получает возможность не только контролировать качество предоставляемых аутсорсинговых услуг, но и четко прогнозировать и управлять своими издержками, а также улучшить структуру своего баланса, что особенно важно для компаний, активно работающих с финансовыми рынками и занятых привлечением инвестиционного капитала.